Supporto alle politiche in materia di appalti
Obblighi e responsabilità dei fornitori di servizi ai sensi del GDPR
Ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, i soggetti privati e pubblici sono responsabili delle violazioni del GDPR commesse dai propri responsabili del trattamento, salvo nel caso in cui questi ultimi siano certificati ai sensi del GDPR:
È quindi responsabilità dei titolari del trattamento verificare che i propri responsabili del trattamento offrano garanzie sufficienti di conformità al GDPR. Lo stesso articolo riconosce, tuttavia, che una certificazione approvata ai sensi del GDPR può essere utilizzata per dimostrare l’esistenza di tali garanzie.
Impatto della certificazione dei responsabili del trattamento sui titolari del trattamento
| Fornitore di servizi: | Se non certificato | Se certificato ai sensi del GDPR |
|---|---|---|
| Responsabilità e rischi legali | Elevati | Ridotti |
| Carico di lavoro per il monitoraggio della conformità | Elevato | Ridotto |
| Costi di due diligence | Elevati | Ridotti |
| Rischi finanziari ai sensi dell’articolo 83 del GDPR | Elevati | Ridotti |
Strategia in materia di appalti
Sebbene sia possibile avvalersi della certificazione per dimostrare la propria conformità al GDPR, richiedere ai propri fornitori di servizi di ottenere una certificazione GDPR è una scelta strategica. Ciò può contribuire a ridurre i rischi, i costi e il carico di lavoro.
La strategia consigliata consiste nel:
- Contattare il team addetto agli acquisti per informarlo dell'opportunità di ridurre i rischi, i costi e il carico di lavoro per la propria organizzazione.
- Aggiornare la politica sugli appalti integrando la certificazione GDPR come nuovo criterio nel processo di selezione dei fornitori di servizi che ricevono dati personali. È possibile includerla come criterio ponderato per un periodo transitorio di 24 mesi, dopodiché diventerà un requisito obbligatorio.
- Informare i propri fornitori di servizi in merito alla nuova politica e invitarli a richiedere una certificazione GDPR.
Programma di sostegno per l'ottimizzazione della politica degli appalti
L’ECCP mette a disposizione risorse online gratuite per tutte le organizzazioni che stanno aggiornando le proprie politiche di approvvigionamento. Inoltre, è disponibile un programma di supporto dedicato per le aziende con un numero elevato di responsabili del trattamento dei dati. Qualsiasi azienda che disponga di un programma di approvvigionamento con più di 20 responsabili del trattamento dei dati e un budget di approvvigionamento superiore a 10 milioni di euro può candidarsi al nostro Programma di supporto per l’ottimizzazione delle politiche di approvvigionamento. I candidati selezionati riceveranno assistenza personalizzata in tempo reale per ottimizzare la propria politica di approvvigionamento, oltre a un pacchetto di benvenuto gratuito. Iscriviti al programma di sostegno.
Clausole standard
Messaggio del Responsabile della protezione dei dati (DPO) al team addetto agli appalti
"Gentile team degli acquisti,
Ai sensi del GDPR, la nostra organizzazione è esposta a rischi, costi e carichi di lavoro ingenti e superflui quando ricorre a fornitori di servizi non certificati GDPR. Vi invitiamo ad aggiornare i criteri di selezione applicati ai nostri fornitori di servizi, includendo la certificazione GDPR come requisito fondamentale. Suggeriamo di applicare una fase di transizione di 24 mesi, durante la quale tale requisito avrà un peso relativo, prima di renderlo obbligatorio. Questo adeguamento contribuirà a ridurre i rischi, i costi di monitoraggio della conformità e il carico di lavoro per la nostra organizzazione.
Rimaniamo a vostra disposizione per fornire ulteriori chiarimenti e approfondire l'argomento.
Cordiali saluti,
"Il team del DPO"
Clausola standard in materia di appalti
"Al fine di ridurre al minimo i rischi di non conformità al GDPR, i fornitori di servizi che trattano i dati personali da noi condivisi sono invitati a dimostrare la piena conformità della propria offerta di servizi al GDPR mediante una certificazione GDPR. Tale certificazione sarà considerata un forte punto di forza e un vantaggio competitivo nel processo di selezione. Entro il [inserire una data a 24 mesi o più di distanza], la certificazione GDPR dovrebbe diventare un requisito obbligatorio."
Messaggio ai fornitori di servizi
"Gentile fornitore di servizi e responsabile del trattamento dei dati,
La nostra organizzazione attribuisce grande importanza alla protezione dei dati personali e agli obblighi previsti dal GDPR, che prende molto sul serio. Desideriamo informarvi che abbiamo deciso di aggiornare la nostra politica sugli appalti.
Ai sensi dell’art. 28 del GDPR, i titolari del trattamento sono esposti a rischi e responsabilità in caso di inadempienza da parte dei propri responsabili del trattamento. Al fine di mitigare i nostri rischi, incoraggiamo i nostri fornitori di servizi a dimostrare la piena conformità al GDPR della loro offerta di servizi mediante una certificazione GDPR. Tale certificazione sarà riconosciuta come un forte vantaggio competitivo nel processo di selezione dei nostri fornitori di servizi e responsabili del trattamento.
In una fase successiva, tra 24 mesi, la certificazione GDPR dovrebbe diventare un requisito obbligatorio per la nostra politica degli appalti.
Sebbene tale certificazione GDPR richieda probabilmente un certo impegno da parte dei nostri partner, siamo certi che costituirà per loro un forte vantaggio competitivo rispetto ad altri partner e clienti B2B e potrebbe consentire loro di conquistare nuove quote di mercato.
Troverete ulteriori informazioni sulla certificazione GDPR online, ad esempio all'indirizzo gdprcertification.com e europrivacy.com.
Cordiali saluti,
"Il team degli appalti"