Υποστήριξη Πολιτικής Προμηθειών
Υποχρεώσεις GDPR και Ευθύνη για Παρόχους Υπηρεσιών
Σύμφωνα με το Άρθρο 28 του GDPR, οι ιδιωτικοί και δημόσιοι φορείς φέρουν ευθύνη και υποχρέωση λογοδοσίας για τις παραβιάσεις GDPR που διαπράττονται από τους εκτελούντες την επεξεργασία τους, εκτός εάν οι τελευταίοι είναι πιστοποιημένοι κατά GDPR:
Κατά συνέπεια, αποτελεί ευθύνη τους να παρακολουθούν και να αποδεικνύουν ότι οι εκτελούντες την επεξεργασία συμμορφώνονται πλήρως με τον GDPR. Ευτυχώς, το ίδιο άρθρο αναγνωρίζει επίσης ότι μια εγκεκριμένη πιστοποίηση GDPR μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την κατάδειξη επαρκών διαβεβαιώσεων.
Αντίκτυπος της Πιστοποίησης του Εκτελούντος την Επεξεργασία στον Υπεύθυνο Επεξεργασίας
| Πάροχος υπηρεσιών: | Εάν δεν είναι πιστοποιημένος | Εάν είναι πιστοποιημένος κατά GDPR |
|---|---|---|
| Ευθύνη & νομικοί κίνδυνοι | Πλήρεις | Μειωμένοι |
| Φόρτος εργασίας παρακολούθησης συμμόρφωσης | Πλήρης | Μειωμένος |
| Κόστη δέουσας επιμέλειας | Πλήρη | Μειωμένα |
| Οικονομικοί κίνδυνοι βάσει του Άρθρου 83 GDPR | Πλήρεις | Μειωμένοι |
Στρατηγική Πολιτικής Προμηθειών
Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την πιστοποίηση για να αποδείξετε τη δική σας συμμόρφωση με τον GDPR, το να ζητάτε από τους παρόχους υπηρεσιών σας να είναι πιστοποιημένοι κατά GDPR είναι μια αυτονόητη επιλογή. Μειώνει ουσιαστικά τους κινδύνους, τα κόστη και τον φόρτο εργασίας σας. Η συνιστώμενη στρατηγική συνίσταται στα εξής:
- Επικοινωνήστε με την ομάδα προμηθειών σας για να την ενημερώσετε σχετικά με την ευκαιρία μείωσης των κινδύνων, των εξόδων και του φόρτου εργασίας για τον οργανισμό σας.
- Ενημερώστε την πολιτική προμηθειών ενσωματώνοντας την πιστοποίηση GDPR ως νέο παράγοντα στη διαδικασία επιλογής παρόχων υπηρεσιών που λαμβάνουν οποιαδήποτε προσωπικά δεδομένα. Μπορείτε να τη συμπεριλάβετε ως σταθμισμένο παράγοντα για μια μεταβατική περίοδο 24 μηνών, ακολουθούμενη από υποχρεωτική απαίτηση μετά την περίοδο αυτή.
- Ενημερώστε τον πάροχο υπηρεσιών σας για τη νέα σας πολιτική και προσκαλέστε τον να υποβάλει αίτηση για πιστοποίηση GDPR.
Πρόγραμμα Υποστήριξης για τη Βελτιστοποίηση της Πολιτικής Προμηθειών
Το ECCP παρέχει δωρεάν διαδικτυακούς πόρους σε όλους τους οργανισμούς που επικαιροποιούν τις πολιτικές προμηθειών τους. Επιπλέον, διατίθεται ένα ειδικό πρόγραμμα υποστήριξης για εταιρείες με μεγάλο αριθμό εκτελούντων την επεξεργασία. Οποιαδήποτε εταιρεία διαθέτει πρόγραμμα προμηθειών με περισσότερους από 20 εκτελούντες την επεξεργασία και προϋπολογισμό προμηθειών άνω των 10 εκατομμυρίων ευρώ μπορεί να υποβάλει αίτηση στο Πρόγραμμα Υποστήριξής μας για τη Βελτιστοποίηση της Πολιτικής Προμηθειών. Οι επιλεγμένοι υποψήφιοι λαμβάνουν εξατομικευμένη ζωντανή υποστήριξη για τη βελτιστοποίηση της πολιτικής προμηθειών τους, καθώς και ένα Πακέτο Καλωσορίσματος δωρεάν. Κάντε αίτηση στο Πρόγραμμα Υποστήριξης.
Υποδείγματα Ρητρών
Μήνυμα DPO προς την ομάδα προμηθειών
«Αγαπητή ομάδα προμηθειών,
Σύμφωνα με τον GDPR, ο οργανισμός μας εκτίθεται σε σημαντικούς και περιττούς κινδύνους, κόστη και φόρτο εργασίας κατά τη χρήση παρόχων υπηρεσιών που δεν είναι πιστοποιημένοι κατά GDPR. Σας καλούμε να ενημερώσετε τα κριτήρια επιλογής που εφαρμόζονται στους παρόχους υπηρεσιών μας συμπεριλαμβάνοντας την πιστοποίηση GDPR ως βασική απαίτηση. Προτείνουμε την εφαρμογή μιας μεταβατικής φάσης 24 μηνών κατά την οποία θα αποτελεί σταθμισμένο κριτήριο, πριν μετατραπεί σε υποχρεωτική απαίτηση. Αυτή η προσαρμογή θα συμβάλει στη μείωση των κινδύνων, των δαπανών παρακολούθησης της συμμόρφωσης και του φόρτου εργασίας για τον οργανισμό μας.
Παραμένουμε στη διάθεσή σας για περαιτέρω διευκρινίσεις και συζήτηση επί αυτού του θέματος.
Με εκτίμηση,
Η ομάδα του DPO»
Τυπική Ρήτρα Προμηθειών
«Προκειμένου να ελαχιστοποιηθούν οι κίνδυνοι μη συμμόρφωσης με τον GDPR, οι πάροχοι υπηρεσιών που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα τα οποία κοινοποιούνται από εμάς ενθαρρύνονται να αποδεικνύουν την πλήρη συμμόρφωση των παρεχόμενων υπηρεσιών τους με τον GDPR μέσω μιας πιστοποίησης GDPR. Μια τέτοια πιστοποίηση θα αναγνωρίζεται ως ισχυρό πλεονέκτημα και ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη διαδικασία επιλογής. Έως τις [προσθέστε ημερομηνία σε 24 μήνες ή περισσότερο], η πιστοποίηση GDPR αναμένεται να καταστεί υποχρεωτική απαίτηση.»
Μήνυμα προς τους Παρόχους Υπηρεσιών
«Αγαπητέ Πάροχε Υπηρεσιών και Εκτελών την Επεξεργασία,
Ο οργανισμός μας λαμβάνει την προστασία των προσωπικών δεδομένων και τις υποχρεώσεις του βάσει του GDPR πολύ σοβαρά υπόψη. Θα θέλαμε να σας ενημερώσουμε ότι αποφασίσαμε να ενημερώσουμε την πολιτική προμηθειών μας.
Σύμφωνα με το Άρθρο 28 του GDPR, οι υπεύθυνοι επεξεργασίας εκτίθενται σε κινδύνους και ευθύνες σε περίπτωση μη συμμόρφωσης από τους εκτελούντες την επεξεργασία τους. Προκειμένου να μετριάσουμε τους κινδύνους μας, ενθαρρύνουμε τους παρόχους υπηρεσιών μας να αποδεικνύουν την πλήρη συμμόρφωση της προσφοράς υπηρεσιών τους με τον GDPR μέσω πιστοποίησης GDPR. Μια τέτοια πιστοποίηση θα αναγνωρίζεται ως ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα στη διαδικασία επιλογής των παρόχων υπηρεσιών και των εκτελούντων την επεξεργασία μας.
Σε μεταγενέστερο στάδιο, σε 24 μήνες, η πιστοποίηση GDPR αναμένεται να καταστεί υποχρεωτική απαίτηση για την πολιτική προμηθειών μας.
Ενώ μια τέτοια πιστοποίηση GDPR είναι πιθανό να απαιτήσει κάποια προσπάθεια από τους εταίρους μας, είμαστε βέβαιοι ότι θα αποτελέσει επίσης ένα ισχυρό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα για αυτούς απέναντι σε άλλους B2B εταίρους και πελάτες, και μπορεί να τους επιτρέψει να κερδίσουν νέα μερίδια αγοράς.
Θα βρείτε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με την πιστοποίηση GDPR στο διαδίκτυο, για παράδειγμα στο gdprcertification.com και στο europrivacy.com.
Με εκτίμηση,
Η Ομάδα Προμηθειών»