Hankintapolitiikan tuki
Palveluntarjoajien GDPR-velvoitteet ja -vastuu
GDPR:n 28 artiklan mukaan yksityiset ja julkiset toimijat ovat vastuussa ja tilivelvollisia henkilötietojen käsittelijöidensä tekemistä GDPR-rikkomuksista, paitsi jos jälkimmäiset ovat GDPR-sertifioituja:
Tämän seurauksena niiden vastuulla on valvoa ja osoittaa, että niiden käsittelijät noudattavat GDPR:ää täysimääräisesti. Onneksi sama artikla myös tunnustaa, että hyväksyttyä GDPR-sertifiointia voidaan käyttää riittävien takeiden osoittamiseen.
Käsittelijän sertifioinnin vaikutus rekisterinpitäjään
| Palveluntarjoaja: | Jos ei sertifioitu | Jos GDPR-sertifioitu |
|---|---|---|
| Vastuu & oikeudelliset riskit | Täysi | Alennettu |
| Vaatimustenmukaisuuden valvonnan työmäärä | Täysi | Alennettu |
| Due diligence -kustannukset | Täysi | Alennettu |
| GDPR:n 83 artiklan mukaiset taloudelliset riskit | Täysi | Alennettu |
Hankintapolitiikan strategia
Vaikka voit käyttää sertifiointia oman GDPR-vaatimustenmukaisuutesi osoittamiseen, GDPR-sertifioinnin edellyttäminen palveluntarjoajiltasi on itsestäänselvyys. Se vähentää merkittävästi riskejäsi, kustannuksiasi ja työmäärääsi. Suositeltu strategia koostuu seuraavista:
- Ota yhteyttä hankintatiimiisi kertoaksesi heille mahdollisuudesta vähentää organisaatiosi riskejä, kustannuksia ja työmäärää.
- Päivitä hankintapolitiikka sisällyttämällä GDPR-sertifiointi uudeksi kriteeriksi niiden palveluntarjoajien valintaprosessissa, jotka vastaanottavat henkilötietoja. Voit sisällyttää sen painotettuna tekijänä 24 kuukauden siirtymäajaksi, jonka jälkeen se muuttuu pakolliseksi vaatimukseksi.
- Tiedota palveluntarjoajaasi uudesta politiikastasi ja kehota heitä hakemaan GDPR-sertifiointia.
Hankintapolitiikan optimoinnin tukiohjelma
ECCP tarjoaa ilmaisia verkkoresursseja kaikille organisaatioille, jotka päivittävät hankintapolitiikkaansa. Lisäksi yrityksille, joilla on suuri määrä henkilötietojen käsittelijöitä, on tarjolla erityinen tukiohjelma. Mikä tahansa yritys, jonka hankintaohjelmaan kuuluu yli 20 henkilötietojen käsittelijää ja jonka hankintabudjetti ylittää 10 miljoonaa euroa, voi hakea hankintapolitiikan optimoinnin tukiohjelmaamme. Valitut hakijat saavat maksutta henkilökohtaista reaaliaikaista tukea hankintapolitiikkansa optimointiin sekä Welcome Pack -aloituspaketin. Hae tukiohjelmaan.
Mallilausekkeet
Tietosuojavastaavan viesti hankintatiimille
"Hyvä hankintatiimi,
GDPR:n nojalla organisaatiomme altistuu merkittäville ja tarpeettomille riskeille, kustannuksille ja työmäärälle käyttäessään palveluntarjoajia, jotka eivät ole GDPR-sertifioituja. Kehotamme teitä päivittämään palveluntarjoajiimme sovellettavat valintakriteerit sisällyttämällä GDPR-sertifioinnin keskeiseksi vaatimukseksi. Ehdotamme 24 kuukauden siirtymävaiheen soveltamista, jonka aikana se on painotettu kriteeri ennen sen muuttamista pakolliseksi vaatimukseksi. Tämä mukautus auttaa vähentämään organisaatiomme riskejä, vaatimustenmukaisuuden valvontakuluja ja työmäärää.
Olemme käytettävissänne asian tarkempaa selostamista ja keskustelua varten.
Ystävällisin terveisin,
Tietosuojavastaavatiimi"
Vakiohankintalauseke
"GDPR:n noudattamatta jättämisestä aiheutuvien riskien minimoimiseksi palveluntarjoajia, jotka käsittelevät luovuttamiamme henkilötietoja, kannustetaan osoittamaan palvelutarjontansa täysi GDPR-vaatimustenmukaisuus GDPR-sertifioinnin avulla. Tällainen sertifiointi katsotaan merkittäväksi eduksi ja kilpailueduksi valintaprosessissa. [Lisää päivämäärä 24 kuukauden tai pidemmän ajan kuluttua] mennessä GDPR-sertifioinnista odotetaan tulevan pakollinen vaatimus."
Viesti palveluntarjoajille
"Hyvä palveluntarjoaja ja henkilötietojen käsittelijä,
Organisaatiomme ottaa henkilötietojen suojan ja GDPR-velvoitteensa sydämenasiakseen ja erittäin vakavasti. Haluamme ilmoittaa teille, että olemme päättäneet päivittää hankintapolitiikkaamme.
GDPR:n 28 artiklan mukaan rekisterinpitäjät altistuvat riskeille ja vastuulle, mikäli niiden henkilötietojen käsittelijät eivät noudata vaatimuksia. Riskiemme lieventämiseksi kannustamme palveluntarjoajiamme osoittamaan palvelutarjontansa täyden GDPR-vaatimustenmukaisuuden GDPR-sertifioinnin avulla. Tällainen sertifiointi katsotaan merkittäväksi kilpailueduksi palveluntarjoajiemme ja henkilötietojen käsittelijöidemme valintaprosessissa.
Myöhemmässä vaiheessa, 24 kuukauden kuluttua, GDPR-sertifioinnista odotetaan tulevan hankintapolitiikkamme pakollinen vaatimus.
Vaikka tällainen GDPR-sertifiointi todennäköisesti vaatii jonkin verran panostusta kumppaneiltamme, olemme varmoja, että se muodostaa heille myös vahvan kilpailuedun suhteessa muihin B2B-kumppaneihin ja -asiakkaisiin, ja voi mahdollistaa uusien markkinaosuuksien saavuttamisen.
Löydätte lisätietoa GDPR-sertifioinnista verkosta, esimerkiksi osoitteista gdprcertification.com ja europrivacy.com.
Ystävällisin terveisin,
Hankintatiimi"