Beszerzési Szabályzat Támogatása
GDPR-kötelezettségek és felelősség a szolgáltatók esetében
A GDPR 28. cikke értelmében a magán- és állami szervezetek felelősséggel és elszámoltathatósággal tartoznak az adatfeldolgozóik által elkövetett GDPR-szabályszegésekért, kivéve, ha az utóbbiak GDPR-tanúsítvánnyal rendelkeznek:
Következésképpen az ő felelősségük ellenőrizni és igazolni, hogy adatfeldolgozóik teljes mértékben megfelelnek a GDPR-nak. Szerencsére ugyanez a cikk azt is elismeri, hogy egy jóváhagyott GDPR-tanúsítvány felhasználható a megfelelő garanciák igazolására.
Az adatfeldolgozói tanúsítás hatása az adatkezelőre
| Szolgáltató: | Ha nem tanúsított | Ha GDPR-tanúsított |
|---|---|---|
| Felelősség & jogi kockázatok | Teljes | Csökkentett |
| Megfelelőség-ellenőrzési munkaterhelés | Teljes | Csökkentett |
| Átvilágítási költségek | Teljes | Csökkentett |
| A GDPR 83. cikke szerinti pénzügyi kockázatok | Teljes | Csökkentett |
Beszerzési szakpolitikai stratégia
Bár a tanúsítást saját GDPR-megfelelőségének igazolására is használhatja, a szolgáltatóktól megkövetelni a GDPR-tanúsítványt kézenfekvő döntés. Jelentősen csökkenti a kockázatokat, a költségeket és a munkaterhelést. A javasolt stratégia a következő lépésekből áll:
- Lépjen kapcsolatba a beszerzési csapattal, hogy tájékoztassa őket a szervezete kockázatainak, költségeinek és munkaterhelésének csökkentési lehetőségéről.
- Frissítse a beszerzési szabályzatot azáltal, hogy a GDPR-tanúsítványt új szempontként integrálja a személyes adatokat kezelő szolgáltatók kiválasztási folyamatába. Egy 24 hónapos átmeneti időszakra súlyozott tényezőként is beépítheti, amelyet ezen időszak után kötelező követelményként írhat elő.
- Tájékoztassa szolgáltatóját az új szabályzatról, és hívja fel a figyelmét a GDPR-tanúsítvány megszerzésére.
Támogató program a beszerzési szabályzat optimalizálásához
Az ECCP ingyenes online forrásokat biztosít minden olyan szervezet számára, amely a beszerzési szabályzatának frissítésén dolgozik. Emellett egy különleges támogató program is elérhető a nagyszámú adatfeldolgozóval rendelkező vállalatok számára. Bármely vállalat, amely több mint 20 adatfeldolgozóval rendelkező beszerzési programmal és 10 millió eurót meghaladó beszerzési költségvetéssel bír, jelentkezhet a Beszerzési Szabályzat Optimalizálási Támogató Programunkra. A kiválasztott jelentkezők személyre szabott, élő támogatást kapnak a beszerzési szabályzatuk optimalizálásához, valamint egy ingyenes Üdvözlőcsomagot. Jelentkezzen a Támogató Programra.
Minta záradékok
DPO üzenete a beszerzési csapatnak
„Kedves Beszerzési Csapat!
A GDPR értelmében szervezetünk jelentős és felesleges kockázatoknak, költségeknek és munkaterhelésnek van kitéve, amennyiben olyan szolgáltatókat vesz igénybe, amelyek nem rendelkeznek GDPR-tanúsítvánnyal. Javasoljuk a szolgáltatóinkra alkalmazott kiválasztási szempontok frissítését úgy, hogy a GDPR-tanúsítvány kulcsfontosságú követelményként szerepeljen. Egy 24 hónapos átmeneti időszak alkalmazását javasoljuk, amely alatt súlyozott szempontként szerepelne, mielőtt kötelező követelménnyé válna. Ez a módosítás hozzájárul a kockázatok, a megfelelőség-ellenőrzési költségek és a szervezetünkre háruló munkaterhelés csökkentéséhez.
Készséggel állunk rendelkezésre a téma részletesebb megbeszélésére és megvitatására.
Üdvözlettel:
A DPO Csapat”
Standard beszerzési záradék
„A GDPR-nak való nem megfelelőség kockázatainak minimalizálása érdekében az általunk átadott személyes adatokat kezelő szolgáltatókat arra ösztönözzük, hogy szolgáltatáskínálatuk teljes körű GDPR-megfelelőségét GDPR-tanúsítvánnyal igazolják. Az ilyen tanúsítvány jelentős előnyként és versenyelőnyként kerül elismerésre a kiválasztási folyamat során. [adjon meg egy dátumot 24 hónap múlva vagy később]-tól/-től a GDPR-tanúsítvány várhatóan kötelező követelménnyé válik.”
Üzenet a szolgáltatóknak
„Kedves Szolgáltatónk és Adatfeldolgozónk!
Szervezetünk szívügyének tekinti és rendkívül komolyan veszi a személyes adatok védelmét, valamint a GDPR szerinti kötelezettségeit. Ezúton szeretnénk tájékoztatni, hogy döntést hoztunk beszerzési szabályzatunk frissítéséről.
A GDPR 28. cikke értelmében az adatkezelők kockázatoknak és felelősségnek vannak kitéve az adatfeldolgozóik által elkövetett meg nem felelés esetén. Kockázataink mérséklése érdekében arra ösztönözzük szolgáltatóinkat, hogy szolgáltatáskínálatuk teljes körű GDPR-megfelelőségét GDPR-tanúsítvánnyal támasszák alá. Az ilyen tanúsítványt jelentős versenyelőnyként ismerjük el a szolgáltatóink és adatfeldolgozóink kiválasztási folyamatában.
Egy későbbi szakaszban, 24 hónap múlva a GDPR-tanúsítvány várhatóan kötelező követelménnyé válik beszerzési szabályzatunkban.
Bár egy ilyen GDPR-tanúsítvány megszerzése várhatóan némi erőfeszítést igényel partnereinktől, meggyőződésünk, hogy egyben jelentős versenyelőnyt is biztosít majd számukra más B2B partnerekkel és ügyfelekkel szemben, valamint új piaci részesedések elnyerését teheti lehetővé.
A GDPR-tanúsításról további információkat talál online, például a következő oldalakon: gdprcertification.com és europrivacy.com.
Üdvözlettel:
A Beszerzési Csapat”