Podrška za politiku nabave
Obveze i odgovornost prema GDPR-u za pružatelje usluga
Prema čl. 28. GDPR-a, privatni i javni subjekti odgovorni su i snose odgovornost za kršenja GDPR-a koja počine njihovi izvršitelji obrade, osim ako su potonji GDPR certificirani:
Slijedom toga, njihova je odgovornost pratiti i dokazati da su njihovi izvršitelji obrade u potpunosti usklađeni s GDPR-om. Srećom, isti članak također priznaje da se odobrena GDPR certifikacija može koristiti za dokazivanje dostatnih jamstava.
Utjecaj certifikacije izvršitelja obrade na voditelja obrade
| Pružatelj usluga: | Ako nije certificiran | Ako je GDPR certificiran |
|---|---|---|
| Odgovornost i pravni rizici | Puni | Smanjeni |
| Radno opterećenje praćenja usklađenosti | Puno | Smanjeno |
| Troškovi dubinske analize (due diligence) | Puni | Smanjeni |
| Financijski rizici prema čl. 83. GDPR-a | Puni | Smanjeni |
Strategija politike nabave
Iako certifikaciju možete koristiti za dokazivanje vlastite usklađenosti s GDPR-om, zahtijevati od svojih pružatelja usluga da budu GDPR certificirani posve je logičan izbor. To znatno smanjuje vaše rizike, troškove i opseg posla. Preporučena strategija sastoji se od sljedećeg:
- Kontaktirajte svoj tim za nabavu kako biste ih informirali o mogućnosti smanjenja rizika, troškova i radnog opterećenja za vašu organizaciju.
- Ažurirajte politiku nabave uključivanjem GDPR certifikacije kao novog čimbenika u postupku odabira pružatelja usluga koji primaju bilo kakve osobne podatke. Možete ga uključiti kao ponderirani čimbenik za prijelazno razdoblje od 24 mjeseca, nakon čega postaje obvezan uvjet.
- Obavijestite svog pružatelja usluga o svojoj novoj politici i pozovite ga da zatraži GDPR certifikaciju.
Program podrške za optimizaciju politike nabave
ECCP pruža besplatne mrežne resurse svim organizacijama koje ažuriraju svoje politike nabave. Uz to, poseban program podrške dostupan je tvrtkama s velikim brojem izvršitelja obrade podataka. Svaka tvrtka koja ima program nabave s više od 20 izvršitelja obrade podataka i proračun za nabavu veći od 10 milijuna eura može se prijaviti na naš Program podrške za optimizaciju politike nabave. Odabrani prijavitelji dobivaju besplatnu personaliziranu podršku uživo za optimizaciju svoje politike nabave, kao i paket dobrodošlice (Welcome Pack). Prijavite se na Program podrške.
Predlošci klauzula
Poruka službenika za zaštitu podataka (DPO) timu za nabavu
"Poštovani timu za nabavu,
Prema GDPR-u, naša je organizacija izložena velikim i nepotrebnim rizicima, troškovima i opsegu posla kada koristi pružatelje usluga koji nisu GDPR certificirani. Pozivamo vas da ažurirate kriterije odabira koji se primjenjuju na naše pružatelje usluga uključivanjem GDPR certifikacije kao ključnog zahtjeva. Predlažemo primjenu prijelaznog razdoblja od 24 mjeseca tijekom kojeg će to biti ponderirani kriterij, prije nego što postane obvezan uvjet. Ova će prilagodba doprinijeti smanjenju rizika, troškova praćenja usklađenosti i radnog opterećenja za našu organizaciju.
Stojimo na raspolaganju za dodatna pojašnjenja i raspravu o ovoj temi.
S poštovanjem,
DPO tim"
Standardna klauzula o nabavi
"Kako bi se minimizirali rizici od neusklađenosti s GDPR-om, pružatelji usluga koji obrađuju osobne podatke koje dijelimo potiču se da dokažu potpunu usklađenost svoje ponude usluga s GDPR-om putem GDPR certifikacije. Takva će se certifikacija smatrati značajnom prednošću i konkurentskom prednošću u postupku odabira. Do [dodajte datum za 24 mjeseca ili više], očekuje se da će GDPR certifikacija postati obvezan zahtjev."
Poruka pružateljima usluga
"Poštovani pružatelju usluga i izvršitelju obrade podataka,
Našoj je organizaciji zaštita osobnih podataka izuzetno važna te svoje obveze prema GDPR-u shvaća vrlo ozbiljno. Želimo vas obavijestiti da smo odlučili ažurirati našu politiku nabave.
Prema čl. 28. GDPR-a, voditelji obrade izloženi su rizicima i odgovornosti u slučaju neusklađenosti njihovih izvršitelja obrade. Kako bismo ublažili svoje rizike, potičemo naše pružatelje usluga da dokažu potpunu usklađenost svoje ponude usluga s GDPR-om putem GDPR certifikacije. Takva će se certifikacija smatrati snažnom konkurentskom prednošću u postupku odabira naših pružatelja usluga i izvršitelja obrade podataka.
U kasnijoj fazi, za 24 mjeseca, očekuje se da će GDPR certifikacija postati obvezan uvjet za našu politiku nabave.
Iako će takva GDPR certifikacija vjerojatno zahtijevati određeni trud od naših partnera, uvjereni smo da će za njih također predstavljati snažnu konkurentsku prednost prema drugim B2B partnerima i klijentima te im omogućiti osvajanje novih tržišnih udjela.
Više informacija o GDPR certifikaciji možete pronaći na internetu, na primjer na gdprcertification.com i europrivacy.com.
S poštovanjem,
Tim za nabavu"